Confidentiality policy

La présente Politique de Confidentialité et de Protection de Données Personnelles est établie par la société MUCHBETTER.AI (ayant pour nom commercial « MUCHBETTER.AI »), S.A.S. au capital de 9 000 € immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 978 433 670 et dont le siège social est sis 231 rue saint honoré, 75001 Paris, France.

Nous avons placé au centre de nos engagements, celui de respecter et de protéger la vie privée et les données personnelles de nos clients et utilisateurs, et par conséquent de respecter la réglementation en vigueur, et notamment la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978  « informatique et liberté » dans sa version modifiée et le Règlement Européen relatif à la protection des données n°2016/679 (dit « RGPD ») entré en application le 25 mai 2018, mais aussi d’assurer une meilleure protection des données que nous exploitons dans un objectif d’améliorer nos biens et nos services.

La présente Politique s’applique aux traitements de données personnelles réalisés par MUCHBETTER.AI en sa qualité de responsable de traitement via son site internet www.muchbetter.ai et l’application app.muchbetter.ai.

La présente Politique ne s’applique pas aux traitements de données personnelles pour lesquels MUCHBETTER.AI agit en qualité de sous-traitant. Pour les traitements de données personnelles portant sur vos clients ou prospects, et que vous pouvez nous confier dans le cadre de l’utilisation de nos services, vous agissez en qualité de responsable des traitements et nous intervenons en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Il vous appartient par conséquent de veiller au respect de l’information et des droits des personnes concernées et, plus généralement, de la réglementation applicable.

Afin de traduire notre volonté de vous informer, cette Politique de Confidentialité et de Protection des Données Personnelles vous permettra de comprendre comment et pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par MUCHBETTER.AI et comment exercer vos droits.

Si vos données personnelles sont traitées par un Client de MUCHBETTER.AI, reportez-vous à sa politique de confidentialité ou aux informations qu’il vous a communiqué concernant les traitements qu’il réalise. 

La présente Politique de Confidentialité et de Protection des Données Personnelles peut faire l’objet de mises à jour, notamment pour tenir compte de l’évolution de nos services, des technologies ou de la réglementation applicable. Ces mises à jour entreront en vigueur immédiatement au moment où elles seront rendues disponibles et consultables sur notre site internet ou via l’application Muchbetter.ai.

Pour toute question concernant ce document et, d’une manière générale, sur la collecte et le traitement de vos informations personnelles par MUCHBETTER.AI, n’hésitez pas à nous contacter via l’adresse e-mail suivante : dpo@muchbetter.ai

À qui s’adresse cette Politique ?

 

Cette Politique de Confidentialité et de Protection des Données Personnelles est destinée à toute personne amenée à nous transmettre ou à nous confier des données personnelles via nos produits et services. Il s’agit des utilisateurs du site internet muchbetter.ai, des clients et des prospects de MUCHBETTER.AI ainsi que des candidats à un poste chez MUCHBETTER.AI. Cette Politique de Confidentialité ne s’adresse qu’aux traitements réalisés par MUCHBETTER.AI en tant que responsable du traitement. 

Lorsqu’une autre entreprise utilise Muchbetter.ai, MUCHBETTER.AI intervient en tant que sous-traitant. Les informations relatives aux traitements de données personnelles que cette autre entreprise réalise grâce à Muchbetter.ai sont communiquées directement par elle et peuvent être différentes de celles transmises au sein de cette Politique. 

Qu’est-ce qu’une « donnée personnelle » ?

 

Au sens du RGPD et de loi « Informatique et Libertés », une « donnée personnelle » est constituée de toute information se rapportant à une personne physique qui peut être identifiée directement ou qui est indirectement identifiable, tel que les noms, prénoms, adresses email et postale , son image, une adresse IP, une donnée de localisation, une plaque d’immatriculation

Quelles données personnelles collectons-nous ?

 

Les données personnelles que nous collectons lorsque vous nous contactez, que nous vous contactons ou que vous utilisez nos services peuvent être, sans que cette liste soit exhaustive, des données relatives à :

  • votre identification (e.g. nom, prénoms, adresse mail) ;
  • des informations relatives au recrutement et à la vie professionnelle des candidats à un poste, collectées notamment lors de votre candidature via Welcome to the Jungle ou via les outils de recherches de profils disponibles sur Linkedin;

Lorsque vous naviguez sur nos sites Internet et nos services, nous pouvons également être amenés à collecter :

  • des informations relatives à votre utilisation de nos sites et services, y compris le trafic de données et les enregistrements des choix que vous opérez en ligne ;
  • des fichiers journaux et statistiques relatifs aux actions entreprises sur nos sites et services ;
  • des informations techniques sur tout appareil et système opérationnel que vous utilisez lorsque vous visitez nos sites, y compris votre identifiant d’appareil, votre adresse IP (Internet Protocol), la version du navigateur de votre dispositif, les pages de notre service que vous visitez, l’heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages et d’autres statistiques.

 

Pourquoi avons-nous besoin de recueillir des données personnelles ?

 

MUCHBETTER.AI collecte des données personnelles pour les finalités suivantes :

  • Fournir et gérer nos sites internet et services
  • Comprendre vos usages et ainsi adapter nos produits et services en conséquence
  • Communiquer avec nos clients et prospects et améliorer la qualité de nos services, à savoir répondre à vos questions et vous informer de nos actualités, ainsi que pour réaliser des opérations de prospection commerciale et de marketing 
  • Résoudre tout litige éventuel ou régler tout bug ou problème dans le cadre de l’utilisation de nos services
  • Identifier et recruter de nouveaux employés

 

Nous enregistrons les appels téléphoniques et visioconférences réalisés entre nos employés et nos clients et prospects pour les finalités suivantes : 

  • Favoriser la formation de nos employés 
  • Améliorer le suivi des échanges et relations commerciales que nous entretenons avec nos clients et prospects
  • Favoriser la collaboration entre les équipes

Pour atteindre ces finalités, nous utilisons des fonctionnalités telles que la prise de notes, la traduction des enregistrements ainsi que les résumés intelligents des échanges. 

 

Pour réaliser les traitements de données personnelles permettant d’atteindre ces finalités, MUCHBETTER.AI se fonde sur la poursuite des intérêts légitimes suivants : établir et maintenir une relation commerciale avec ses clients et prospects, favoriser la collaboration et la formation de ses équipes et fournir des interfaces utilisateurs utiles et attrayantes.

 

 

Les données personnelles collectées sont nécessaires à la bonne réalisation des finalités du traitement. L’absence de fourniture de ces données conduirait à ce que ces finalités ne puissent être convenablement atteintes. Toutefois, à tout moment, vous pouvez vous opposer à l’enregistrement et au traitement de vos interactions téléphoniques et de visioconférences avec Muchbetter.ai. 

Pour le dépôt et la lecture des cookies ayant pour finalité de mesurer les annonces et le contenu, personnaliser les annonces et le contenu, connaître l’audience et améliorer et développer les produits, MUCHBETTER.AI se fonde sur le consentement des internautes. Il est possible de retirer votre consentement aussi facilement que vous l’avez donné au sein de notre Politique Cookie. L’ensemble des informations relatives aux cookies sont accessibles dans cette Politique Cookie.

Quels sont vos droits ?

 

Les informations que vous acceptez de nous confier, à travers l’utilisation de nos sites et services, demeurent vos données personnelles.

Vous disposez des droits suivants à l’égard de vos données personnelles : 

  • le droit d’accès vous permettant d’accéder à l’ensemble des informations vous concernant et d’en obtenir une copie, des frais n’excédant pas le coût de la reproduction peuvent vous être demandés
  • le droit de rectification vous permettant de demander à ce que vos données soient, selon les cas, rectifiées, complétées ou mises à jour 
  • le droit d’opposition vous permettant de vous opposer aux traitements de prospection commerciale et, sous certaines conditions, aux traitements de vos données personnelles à des fins étrangères à la prospection commerciale. A tout moment vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de votre appel avec un employé de Muchbetter.ai
  • le droit à la limitation du traitement de vos données vous permettant de restreindre le traitement de vos données personnelles 
  • le droit à l’effacement vous permettant de demander à ce que vos données personnelles soient supprimées

Vous pouvez exercer vos droits par écrit, en nous envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante dpo@muchbetter.ai

Vos demandes seront traitées dans un délai d’un mois à compter de leur réception Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de besoin tenant à la complexité ou au nombre de demandes. Nous nous réservons la possibilité de vous demander la copie d’une pièce d’identité, afin de vérifier votre identité si nous avons des doutes raisonnables quand à votre identité.

Pour en savoir plus sur vos droits, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : www.cnil.fr

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Quels sont les moyens mis en œuvre par MUCHBETTER.AI pour assurer la protection de vos données personnelles ?

 

MUCHBETTER.AI a mis en œuvre un certain nombre d’actions et de mesures techniques et organisationnelles pour répondre aux exigences du RGPD en matière de protection et de sécurité de données personnelles.

Bien que MUCHBETTER.AI n’y soit pas légalement tenu, MUCHBETTER.AI dispose d’une Déléguée à la Protection des Données (DPO) joignable à l’adresse électronique suivante : dpo@muchbetter.ai 

Pour chaque nouveau traitement mis en œuvre par MUCHBETTER.AI, notre DPO, dans le cadre d’une procédure interne de validation préalable, contrôle sa finalité et sa légitimité au regard des besoins de l’entreprise, mais aussi et surtout au regard du risque d’atteinte à la protection des données et à la vie privée des personnes concernées.

S’agissant des mesures de sécurité mise en œuvre pour protéger les données personnelles de tout risque de violation, de divulgation non autorisée ou d’atteinte à leur intégrité, MUCHBETTER.AI a déployé tous les moyens utiles auprès de ses équipes et de ses prestataires. A titre d’exemple, les données traitées sur Muchbetter.ai sont chiffrées. 

Nous nous efforçons en particulier de maintenir 24h/24h, une surveillance des systèmes afin d’assurer la sécurité des données personnelles qui nous sont confiées.

Nos sites sont régulièrement analysés à la recherche de failles de sécurité et de vulnérabilités et nous prenons les précautions nécessaires pour éviter la perte, l’abus ou l’altération de données personnelles.

Lorsque certaines prestations nécessitent de faire appel à un tiers (sous-traitant), MUCHBETTER.AI sélectionne ses prestataires sur la base de critères stricts de sécurité et de confidentialité préalablement définis au regard des enjeux, et exige systématiquement de ses sous-traitants, un niveau de sécurité qui garantit un niveau de protection suffisant des données personnelles qu’ils traitent pour notre compte.

Qui sont les destinataires des données que nous traitons ?

 

Seules les personnes habilitées par MUCHBETTER.AI peuvent accéder aux données et seulement dans le cadre des missions qui leur sont confiées. Ainsi, les seuls destinataires potentiels des données personnelles sont les salariés et employés de MUCHBETTER.AI autorisées ainsi que les sous-traitants présentant un niveau de sécurité suffisant. Il s’agit notamment des sous traitants Microsoft Azure qui permet d’obtenir des traductions des enregistrements sur app.muchbetter.ai.

Dans le cadre de ses opérations de prospection commerciale, MUCHBETTER.AI peut partager avec un partenaire le nom des entreprises clientes ou prospects (personnes morales) qu’ils ont en commun. Sont exclues de cette mise en commun les données d’identité et les coordonnées des contacts.

Dans le cadre du recrutement, MUCHBETTER.AI peut partager des informations relatives aux candidats à des organismes extérieurs intervenant dans le cadre du recrutement des candidats (sous-traitants) tels que des cabinets de recrutement ou des logiciels en mode SaaS de recrutement.

Quelles sont les durées de conservation des données personnelles collectées ?

MUCHBETTER.AI s’engage à conserver les données personnelles qui lui sont confiées pour des durées limitées à la fourniture des services ou nécessaires au regard de ses obligations contractuelles ou légales.

En particulier :

Vos données personnelles font-elles l’objet de transferts vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne ?


Concernant l’hébergement et le stockage des données, MUCHBETTER.AI exige de ses prestataires de services d’hébergement, que les données qui lui sont confiées soient hébergées en France.  Ainsi, les sites et base de données de MUCHBETTER.AI sont hébergés par Microsoft Azure sur des serveurs situés en France et dans l’Union Européenne.

Si, pour des raisons techniques ou pour des besoins spécifiques liés à la maintenance de certaines applications, des données personnelles sont transmises ou rendues accessibles à des prestataires de MUCHBETTER.AI situés en dehors de l’Union européenne, MUCHBETTER.AI s’assure au préalable que ces derniers garantissent un niveau de protection suffisant de ces données et sont conformes au RGPD.

Ainsi, MUCHBETTER.AI ne fait appel qu’à des sous-traitants présentant un niveau de sécurité et de protection des données adéquat, par exemple grâce à l’encadrement des transferts de données hors UE par des règles d’entreprises contraignantes ou par l’adoption des clauses contractuelles standards de la Commission européenne. Copie de ces documents sont disponibles sur demande en écrivant à l’adresse suivante : dpo@muchbetter.ai.